Impressum

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Herzogshof Boutique-Hotel am Dom (Pro Gastro GmbH) / Stand 01.02.2025

Geltungsbereich

1. Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die mietweise Überlassung von Hotelzimmern zur Beherbergung sowie alle für den Kunden erbrachten weiteren Leistungen und Lieferungen des Hotels.
2. Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Zimmer sowie deren Nutzung zu anderen als  Beherbergungszwecke bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Hotels.
3. Geschäftsbedingungen des Kunden finden nur Anwendung, wenn dies vorher vereinbart wurde.

Vertragsabschluss, -partner, -haftung; Verjährung

1. Der Vertrag kommt durch die Annahme des Antrags des Kunden durch das Hotel zustande. Dem Hotel steht es frei, die Zimmerbuchung schriftlich zu bestätigen.

2. Vertragspartner sind das Hotel und der Kunde. Hat ein Dritter für den Kunden bestellt, haftet er dem Hotel gegenüber zusammen mit dem Kunden als Gesamtschuldner für alle Verpflichtungen aus dem Hotelaufnahmevertrag, sofern dem Hotel eine entsprechende Erklärung des Dritten vorliegt.

3. Das Hotel haftet für seine Verpflichtungen aus dem Vertrag. Im nicht leistungstypischen Bereich ist die Haftung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit des Hotels beschränkt.

4. Die Verjährungsfrist beträgt für alle Ansprüche des Kunden 6 Monate.

5. Diese Haftungsbeschränkung und kurze Verjährungsfrist gelten zugunsten des Hotels auch bei Verletzung von Verpflichtungen bei der Vertragsanbahnung und positiver Vertragsverletzung.

Leistungen, Preise, Zahlung, Aufrechnung

1. Das Hotel ist verpflichtet, die vom Kunden gebuchten Zimmer bereitzuhalten und die vereinbarten Leistungen zu erbringen.

2. Der Kunde ist verpflichtet, die für die Zimmerüberlassung und die von ihm in Anspruch genommenen weiteren Leistungen geltenden bzw. vereinbarten Preise des Hotels zu zahlen. Dies gilt auch für vom Kunden veranlasste Leistungen und Auslagen des Hotels an Dritte.

3. Die vereinbarten Preise schließen die jeweilige gesetzliche Mehrwertsteuer ein. Überschreitet der Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Vertragserfüllung 4 Monate und erhöht sich der vom Hotel allgemein für derartige Leistungen berechnete Preis, so kann dieses den vertraglich vereinbarten Preis angemessen, höchstens jedoch um 10%, anheben.

4. Die Preise können vom Hotel ferner geändert werden, wenn der Kunde nachträglich Änderungen der Anzahl der gebuchten Zimmer, der Leistung des Hotels oder der Aufenthaltsdauer der Gäste wünscht und das Hotel dem zustimmt.

5. Rechnungen des Hotels ohne Fälligkeitsdatum sind binnen 10 Tagen ab Zugang der Rechnung ohne Abzug zahlbar. Das Hotel ist berechtigt, aufgelaufene Forderungen jederzeit fällig zu stellen und unverzügliche Zahlung zu verlangen. Bei Zahlungsverzug ist das Hotel berechtigt, Zinsen in Höhe von 5% über dem jeweiligen Basiszinssatz nach §1 des Diskontsatz-Überleitungs-Gesetzes bzw. dem entsprechenden Nachfolgezinssatz der Europäischen Zentralbank zu berechnen. Dem Kunden bleibt der Nachweis eines niedrigeren, dem Hotel der eines höheren Schadens vorbehalten.

6. Das Hotel ist berechtigt, bei Vertragsschluss oder danach, unter Berücksichtigung der rechtlichen Bestimmungen, für Pauschalreisen eine angemessene Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung und die Zahlungstermine können im Vertrag schriftlich vereinbart werden.

7. Der Kunde kann nur mit einer unstreitigen oder rechtskräftigen Forderung gegenüber einer Forderung des Hotels aufrechnen oder mindern.

Rücktritt des Kunden (Abbestellung, Stornierung)

1. Ein Rücktritt des Kunden von dem mit dem Hotel geschlossenen Vertrag bedarf der schriftlichen Zustimmung des Hotels. Erfolgt diese nicht, so ist der vereinbarte Preis aus dem Vertrag auch dann zu zahlen, wenn der Kunde vertragliche Leistungen nicht in Anspruch nimmt. Dies gilt nicht in Fällen des Leistungsverzuges des Hotels oder einer von ihm zu vertretenden Unmöglichkeit der Leistungserbringung.

2. Sofern zwischen dem Hotel und dem Kunden ein Termin zum Rücktritt vom Vertrag schriftlich vereinbart wurde, kann der Kunde bis dahin vom Vertrag zurücktreten, ohne Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche des Hotels auszulösen. Das Rücktrittsrecht des Kunden erlischt, wenn er nicht bis zum vereinbarten Termin sein Recht zum Rücktritt schriftlich gegenüber dem Hotel ausübt, sofern nicht ein Fall des Leistungsverzuges des Hotels oder eine von ihm zu vertretende Unmöglichkeit der Leistungserbringung vorliegt.

3. Bei vom Kunden nicht in Anspruch genommenen Zimmern hat das Hotel die Einnahmen aus anderweitiger Vermietung der Zimmer sowie die eingesparten Aufwendungen anzurechnen.

4. Dem Hotel steht es frei, den ihm entstehenden und vom Kunden zu ersetzenden Schaden zu pauschalieren. Der Kunde ist dann verpflichtet, 90% des vertraglich vereinbarten Preises für Übernachtungen mit oder ohne Frühstück zu zahlen. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass kein Schaden entstanden oder der dem Hotel entstandene Schaden niedriger als die geforderte Pauschale ist.

Rücktritt des Hotels

1. Sofern ein Rücktrittsrecht des Kunden innerhalb einer bestimmten Frist schriftlich vereinbart wurde, ist das Hotel in diesem Zeitraum seinerseits berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Kunden nach den vertraglich gebuchten Zimmern vorliegen und der Kunde auf Rückfrage des Hotels auf sein Recht zum Rücktritt nicht verzichtet.

2. Wird eine vereinbarte Vorauszahlung auch nach Verstreichen einer vom Hotel gesetzten angemessenen Nachfrist mit Ablehnungsandrohung nicht geleistet, so ist das Hotel ebenfalls zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.

3. Ferner ist das Hotel berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag außerordentlich zurückzutreten, beispielsweise

 – falls höhere Gewalt oder andere vom Hotel nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrages unmöglich machen.

 – Zimmer unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen, z.B. in der Person des Kunden oder des Zwecks, gebucht werden.

 – das Hotel begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Inanspruchnahme der Hotelleistung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Hotels in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. Organisationsbereich des Hotels zuzurechnen ist.

 – ein Verstoß gegen oben Geltungsbereich Absatz 2 vorliegt.

5. Das Hotel hat den Kunden von der Ausübung des Rücktrittsrechts unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

6. Bei berechtigtem Rücktritt des Hotels entsteht kein Anspruch des Kunden auf Schadensersatz.

Zimmerbereitstellung, -übergabe und -rückgabe

1. Der Kunde erwirbt keinen Anspruch auf die Bereitstellung bestimmter Zimmer.

2. Gebuchte Zimmer stehen dem Kunden ab 15.00 Uhr des vereinbarten Anreisetages zur Verfügung. Der Kunde hat keinen Anspruch auf frühere Bereitstellung.

3. Am vereinbarten Abreisetag sind die Zimmer dem Hotel spätestens um 11.00 Uhr geräumt zur Verfügung zu stellen. Danach kann das Hotel über den ihm dadurch entstehenden Schaden hinaus für die zusätzliche Nutzung des Zimmers bis 18.00 Uhr 50% des vollen Logispreises (Listenpreises) in Rechnung stellen, ab 18.00 Uhr 100%. Dem Kunden steht es frei, dem Hotel nachzuweisen, dass diesem kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.

Haftung des Hotels

1. Das Hotel haftet für die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns. Diese Haftung ist im nicht leistungstypischen Bereich jedoch beschränkt auf Leistungsmängel, Schäden, Folgeschäden oder Störungen, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit des Hotels zurückzuführen sind. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen des Hotels auftreten, wird das Hotel bei Kenntnis oder auf unverzügliche Rüge des Kunden bemüht sein, für Abhilfe zu sorgen. Der Kunde ist verpflichtet, das ihm Zumutbare beizutragen, um die Störung zu beheben und einen möglichen Schaden gering zu halten.

2. Für eingebrachte Sachen haftet das Hotel dem Kunden nach den gesetzlichen Bestimmungen, das ist bis zum Hundertfachen des Zimmerpreises, höchstens EUR 3.060,00 sowie für Geld und Wertgegenstände bis zu EUR 760,00. Geld und Wertgegenstände können bis zu einem Höchstwert von EUR (Versicherungssumme) im Hotel- oder Zimmersafe aufbewahrt werden. Das Hotel empfiehlt, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen. Die Haftungsansprüche erlöschen, wenn der Kunde unverzüglich nach Erlangen der Kenntnis von Verlust, Zerstörung oder Beschädigung unverzüglich dem Hotel Anzeige macht (§ 703 BGB).

3. Für die unbeschränkte Haftung des Hotels gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

4. Soweit dem Kunden ein Stellplatz auf einem Hotelparkplatz, auch gegen Entgelt, zur Verfügung gestellt wird, kommt dadurch kein Verwahrungsvertrag zustande. Bei Abhandenkommen oder Beschädigung auf dem Hotelgrundstück abgestellter oder rangierter Kraftfahrzeuge und deren Inhalte haftet das Hotel nicht, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen des Hotels.

5. Weckaufträge werden vom Hotel mit größter Sorgfalt ausgeführt. Schadensersatzansprüche, außer wegen grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz, sind ausgeschlossen.

6. Nachrichten, Post und Warensendungen für die Gäste werden mit Sorgfalt behandelt. Das Hotel übernimmt die Zustellung, Aufbewahrung und – auf Wunsch – gegen Entgelt die Nachsendung derselben. Schadensersatzansprüche, außer wegen grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz, sind ausgeschlossen.

Schlussbestimmungen

1. Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags, der Antragsannahme oder dieser Geschäftsbedingungen für die Hotelaufnahme sollen schriftlich erfolgen. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen durch den Kunden sind unwirksam.

2. Erfüllungs- und Zahlungsort ist der Sitz des Hotels.

3. Ausschließlicher Gerichtsstand – auch für Scheck- und Wechselstreitigkeiten – ist im kaufmännischen Verkehr der Sitz des Hotels. Sofern ein Vertragspartner die Voraussetzung des § 38 Absatz 1 ZPO erfüllt und keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat, gilt als Gerichtsstand der Sitz des Hotels.

4. Es gilt deutsches Recht.

5. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Hotelaufnahme unwirksam oder nichtig sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Hotel und unserer Website herzogshof.com. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie transparent darüber, welche Daten wir erheben, zu welchem Zweck wir sie verarbeiten und welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen. Diese Datenschutzerklärung entspricht den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Pro Gastro GmbH · Sitz: Domplatz 3, 93047 Regensburg · +49 941 58614620

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sofern in unserem Hotel in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig ist oder wir personenbezogene Daten geschäftsmäßig zu bestimmten Zwecken (z.B. Übermittlung, Markt- oder Meinungsforschung) verarbeiten, haben wir einen Datenschutzbeauftragten benannt.  

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

Daniel Forster · 09401 / 52825-11 · d.forster@progastrogmbh.com

Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Dazu gehören beispielsweise Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, aber auch Ihre IP-Adresse.  

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn eine gesetzliche Grundlage dies erlaubt. Dies kann sein:

• Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Die Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Die Wahrung unserer berechtigten Interessen, sofern Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Wir halten uns an die Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Das bedeutet, wir erheben nur Daten, die für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlich sind, und speichern diese nicht länger als notwendig.  

Datenverarbeitung auf unserer Website

1. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten können hierbei erhoben werden:

• IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners

Zweck der Datenverarbeitung:
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen, die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten und die Website zu optimieren.  

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)  

Speicherdauer:
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies in der Regel nach Beendigung der jeweiligen Sitzung der Fall. Logfiles werden in der Regel nach spätestens gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich, wenn die Daten anonymisiert werden.  

2. Kontaktformulare und E-Mail-Kontakt

Auf unserer Website sind Kontakt- und Anfrageformulare sowie ein Formular für Veranstaltungsanfragen vorhanden. Wenn Sie diese Formulare nutzen oder uns per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert. Dazu gehören in der Regel:  

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)  
• Inhalt Ihrer Nachricht
• Ggf. weitere für die Anfrage relevante Daten (z.B. Details zur Veranstaltung)

Zweck der Datenverarbeitung:
Die Verarbeitung dieser Daten dient ausschließlich der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der Kommunikation mit Ihnen.  

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen oder Vertragserfüllung), wenn Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages abzielt, oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), wenn es sich um eine allgemeine Anfrage handelt.  

Speicherdauer:
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.  

3. Newsletter-Anmeldung

Sie haben die Möglichkeit, sich auf unserer Website für unseren Newsletter anzumelden. Hierfür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihren Namen.  

Zweck der Datenverarbeitung:
Der Newsletter dient dem Versand von Informationen, Angeboten und Marketingmitteilungen über unser Hotel.  

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung Ihrer Daten für den Newsletter-Versand erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung muss aktiv und unmissverständlich erfolgen, z.B. durch ein „Double-Opt-in“-Verfahren.  

Speicherdauer:
Ihre Daten werden gespeichert, solange Sie den Newsletter abonniert haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Abmeldelink im Newsletter nutzen oder uns direkt kontaktieren. Nach Widerruf Ihrer Einwilligung werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.  

4. Buchungssystem

Unsere Website verfügt über einen „Bestpreis buchen“-Button und ein Buchungs-Widget. Über dieses System können Sie Zimmer und Angebote in unserem Hotel buchen. Hierbei werden folgende Daten erhoben:  

• Anrede, Vor- und Nachname
• Anschrift
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Reisedaten (Ankunfts- und Abreisedatum)
• Zimmerkategorie, Extras, besondere Anforderungen
• Anzahl der Mitreisenden
• Kreditkarteninformationen und Zahlungsdaten
• Staatsangehörigkeit (für Meldescheinpflicht)
• IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Buchung

Zweck der Datenverarbeitung:
Die Daten werden zur Abwicklung Ihrer Buchung, zur Vorbereitung des Check-ins, zur Vertragserfüllung und zur Zahlungsabwicklung verwendet.  

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung dieser Daten ist zur Erfüllung des Beherbergungsvertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung von Zahlungsdaten erfolgt ebenfalls auf dieser Grundlage.  

Speicherdauer:
Buchungsdaten (insbesondere Rechnungen) werden aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorschriften für 8 Jahre aufbewahrt (ab 01.01.2025). Meldescheine für ausländische Gäste werden 1 Jahr aufbewahrt und danach gelöscht.  

Eingesetzter Dienstleister:
Für das Buchungssystem nutzen wir einen externen Anbieter. Mit diesem Anbieter haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

• Name des Buchungssystem-Anbieters: SiteMinder
• Sitz des Buchungssystem-Anbieters: Australien
• Deutsche Niederlassung: SiteMinder · Zimmerstraße 78 · 10117 Berlin
• Datenschutzerklärung des Anbieters: https://www.siteminder.com/legal/privacy/:

5. Zahlungsabwicklung

Für die Abwicklung von Zahlungen arbeiten wir mit externen Zahlungsdienstleistern zusammen.

• Name des Zahlungsdienstleisters: Stripe Deutschland GmbH
• Sitz des Zahlungsdienstleisters: Stresemannstr. 123, 10963 Berlin

Zweck der Datenverarbeitung:
Die Verarbeitung Ihrer Zahlungsdaten dient der sicheren und effizienten Abwicklung Ihrer Buchung und der Begleichung der Rechnung.  

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Vertrages erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).  

Sicherheit:
Wir stellen sicher, dass die Datenübertragung verschlüsselt erfolgt (z.B. mittels SSL-Zertifikaten). Die Übertragung sensibler Daten wie Kreditkartendaten per unverschlüsselter E-Mail wird strikt vermieden.  

6. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden.  

Wir unterscheiden zwischen:

• Notwendigen Cookies: Diese sind für den technischen Betrieb der Website unerlässlich (z.B. für die Warenkorbfunktion oder die Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen). Die Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Nicht-notwendigen Cookies (Tracking-Cookies, Analyse-Cookies, Marketing-Cookies): Diese Cookies erfassen Informationen über Ihr Nutzungsverhalten (z.B. Klicks, besuchte Seiten, Standort). Sie dienen der Analyse der Website-Nutzung, der Personalisierung von Inhalten oder der Anzeige relevanter Werbung. Für die Nutzung dieser Cookies ist Ihre ausdrückliche und informierte Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wir verwenden ein Cookie-Consent-Management-Tool, das Ihnen die Möglichkeit gibt, Ihre Einwilligung für nicht-notwendige Cookies zu erteilen oder zu widerrufen. Bevor Sie Ihre Einwilligung erteilen, werden keine nicht-notwendigen Cookies gesetzt.  

Datenverarbeitung im Hotelbetrieb (Offline)

Neben der Website-Nutzung verarbeiten wir Ihre Daten auch im Rahmen Ihres Aufenthalts in unserem Hotel.

1. Gästedatenmanagement (Reservierung, Check-in/out, Services)

• Reservierung und Buchung: Name, Kontaktdaten, Kreditkarteninformationen, Ankunfts- und Abreisedaten, besondere Anforderungen.  
  • Zweck:
    Bestätigung der Buchung, Vorbereitung des Check-in-Prozesses, Vertragserfüllung.  
  • Rechtsgrundlage:
    Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen).
• Check-in und Check-out: Erfassung von Gästedaten, ggf. Ausweisinformationen (Reisepassnummern).  
  • Meldescheinpflicht:
    Für ausländische Gäste besteht weiterhin die gesetzliche Pflicht zur Erfassung bestimmter personenbezogener Daten mittels eines Meldescheins nach dem Bundesmeldegesetz (§§ 29, 30 BMG). Diese Meldescheine müssen für ein Jahr aufbewahrt und anschließend vernichtet oder gelöscht werden. Für deutsche Staatsbürger entfällt die Meldescheinpflicht ab dem 1. Januar 2025. Wir werden unsere Prozesse entsprechend anpassen und von deutschen Gästen keine Meldescheine mehr erfassen, es sei denn, es besteht eine andere, spezifische Rechtsgrundlage (z.B. für die Erhebung von Kurbeiträgen in Heilbädern). 
  • Zweck:
    Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten, Vertragserfüllung, Abrechnung.
  • Rechtsgrundlage:
    Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) für Meldescheine, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für andere Check-in/out-Prozesse.  
• Zimmerreinigung und -service, Restaurant- und Bar-Service, Kundendienst und Beschwerdemanagement: Daten, die zur Erbringung dieser Dienstleistungen notwendig sind (z.B. Zimmernummer, Präferenzen, Tischnummern, Anliegen).  
  • Zweck:
    Erbringung der gebuchten Leistungen, Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden.  
  • Rechtsgrundlage:
    Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). 

2. Marketing und Gästebindung

• Personalisierte Angebote und Kundenbindungsprogramme:
  Die Nutzung Ihrer Gästedaten für personalisiertes Marketing und zur Verbesserung des Services erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen und aktiven Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).  

3. Sicherheitsüberwachung (Videoüberwachung)

In unserem Hotel können Videoüberwachungsanlagen zur Gewährleistung der Sicherheit von Gästen und Eigentum eingesetzt werden.  

Zweck der Datenverarbeitung:
Schutz des Eigentums, Prävention von Straftaten, Ausübung des Hausrechts.  

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).  

Speicherdauer:
Videoaufzeichnungen werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erreichung des Zwecks unbedingt notwendig ist, in der Regel, es sei denn, sie sind für die Verfolgung von Straftaten oder die Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich.  

Datenweitergabe an Dritte und internationale Datenübermittlung

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur an Dritte weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aufgrund unseres berechtigten Interesses oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erforderlich ist.  

Dies kann folgende Kategorien von Empfängern umfassen:

• Interne Abteilungen (z.B. Rezeption, Buchhaltung, Marketing)
• Mit dem Anbieter unseres Hotelverwaltungssystems haben wir einen  Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO:  
  • Name des Anbieters: HaDre GmbH 
  • Sitz der Gesellschaft: Bauerngasse 32 · 90443 Nürnberg
• Behörden und staatliche Stellen, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z.B. Meldebehörden)

1. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittländer) findet nur statt, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Dies kann der Fall sein, wenn:

• Ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das betreffende Drittland vorliegt
• Geeignete Garantien bestehen, wie z.B. die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (SCCs) 
• Im Falle der Nutzung von SCCs führen wir zusätzlich eine Transfer Impact Assessment (TIA) durch, um zu beurteilen, ob im Drittland ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet ist und ob staatliche Zugriffe auf die Daten ausgeschlossen oder auf ein akzeptables Maß reduziert werden können. Gegebenenfalls ergreifen wir zusätzliche technische oder organisatorische Schutzmaßnahmen
• Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt

Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist dies vorschreibt.

• Meldescheine (für ausländische Gäste):
  1 Jahr ab Anreisetag, danach Löschung innerhalb von 3 Monaten
• Geschäftsunterlagen (z.B. Rechnungen, Buchungsbelege):
  8 Jahre (ab 01.01.2025, zuvor 10 Jahre) aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorschriften
• Sonstige geschäftlich relevante Unterlagen:
  6 Jahre
• Allgemeine Daten:
  Sofern keine spezifische gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfrist greift, werden Daten in der Regel so lange aufbewahrt, wie es zur Erreichung des Zwecks erforderlich ist, oft wird eine Frist von fünf Jahren angenommen
• Newsletter-Daten:
  Bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Anbahnung eines Vertrages erforderlich sind.  

Ihre Rechte als betroffene Person

Als betroffene Person stehen Ihnen gemäß DSGVO umfassende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO):
  Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden, woher diese stammen, an wen sie weitergegeben wurden und zu welchem Zweck sie verarbeitet werden
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):
  Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen. Wir werden Ihrem Antrag in der Regel innerhalb von zwei Wochen nachkommen
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO):
  Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn der Zweck der Verarbeitung entfallen ist, die Einwilligung widerrufen wurde oder die Verarbeitung unrechtmäßig war. Wir werden Ihrem Antrag in der Regel innerhalb von vier Wochen nachkommen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):
  Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z.B. wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
  Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, insbesondere wenn die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):
  Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO):
  Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO):
  Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen. Für das Herzogshof – Boutique-Hotel am Dom in Bayern ist dies der Bayerische Landesbeauftragte für Datenschutz

Um Ihre Rechte geltend zu machen, können Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten kontaktieren. Wir werden Ihre Anfragen unverzüglich und fristgerecht bearbeiten.  

Datensicherheit und Technische-Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder unbeabsichtigter Veränderung zu schützen. Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den Stand der Technik angepasst.  

Zu unseren TOMs gehören unter anderem:

• Verschlüsselung:
  Einsatz von SSL-Zertifikaten für die sichere Datenübertragung auf unserer Website
• Zugriffskontrollen:
  Implementierung von Berechtigungskonzepten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf sensible Daten haben (Need-to-Know-Prinzip)
• Sichere Passwortverwaltung:
  Richtlinien für sichere Passwörter und gegebenenfalls Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Regelmäßige Software-Updates und Sicherheitsprüfungen:
  Kontinuierliche Aktualisierung unserer Systeme und Anwendungen zur Schließung von Sicherheitslücken
• Physische Sicherheitsmaßnahmen:
  Schutz von Daten in Papierform und auf lokalen Servern durch geeignete Zugangssperren und Aufbewahrungssysteme
• Mitarbeiterschulungen:
  Regelmäßige Sensibilisierung und Schulung unserer Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten

Im Falle einer Datenschutzverletzung (Data Breach) werden wir diese innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde melden und, sofern ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten besteht, auch die betroffenen Personen informieren.  

Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand vom 01.02.2025. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Website unter herzogshof.com von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.